世界各地的政府正不断将电子发票（e-invoicing）立法或规定为标准营运程式。对政府而言，这是解决税收漏洞和改善收入的机会，确保组织和企业的准确申报。对机构来说，这不仅关乎合规，更能简化应付账款（AP）流程并降低成本。
电子发票应用挑战和机遇
管理复杂的法规和标准只是当今企业面临的全球挑战之一。政府法规变动迅速，试图跟上商业科技的快速发展步伐。电子发票的规管是重中之重，因为它能帮助政府减少欺诈行为、通过准确征税获得额外收入，并收集更多商业趋势数据。
超过100个国家已实施B2G（企业对政府）电子发票法规，许多国家现正引入所有B2B交易的强制性电子发票。例如，南韩已强制所有B2B交易使用电子发票，而日本税务部门则要求电子发票必须先经其验证。印尼已采用电子发票框架，而中国正在各地区试行其电子发票系统。
马来西亚今年正在实施强制性B2B电子发票。2024年8月起，年营业额达1亿马币或以上的公司将需要遵守这项法律要求，随后将在来年推广至所有机构。
这意味着采用适当的电子发票解决方案和流程不再是企业的选择—而是维持营运、合规并在跨境和法规中保持竞争力的必要条件。
若未能建立这些流程，您可能面临政府罚款，无法与某些机构进行贸易，甚至无法经营业务。因此，机构现在就必须为这转变做好规划。
将电子发票整合到应付账款流程
另一个挑战是将电子发票方案与现有系统和工作流程整合。这是一个需要大量IT资源和专业知识的复杂且耗时的过程。企业需要权衡采购新硬件、软件和额外人员培训的可行性，以及管理和调整预配置云端解决方案以适应其工作流程的成本效益。
关键在于找到一个有能力和经验的合作伙伴，协助您有效管理向电子发票的转型，因为不当的实施可能会影响您的应付账款流程，导致无法接受付款。
然而，合适的合作伙伴能引导您找到既能降低成本又能提升业务效率的解决方案，同时通过更快的付款改善与供应商和客户的关系。
电子发票的效益影响
虽然合规使电子发票对大多数机构来说成为必需，但它已成为数码化业务营运的关键驱动力。
自动化发票流程能减少错误并减省人工数据输入。它还实现实时发票追踪和监控，使现金流管理更容易，并改善财务表现。电子发票通过减少人为接触点和创建自动化的可审计记录来加强安全性。这使内部欺诈更难发生，因为操纵数据和伪造记录的机会更少。它还减少了外部钓鱼企图，因为要求付款的电子邮件从应付账款流程中被剔除，使其更容易被发现和报告。
电子发票使公司节省大量处理时间和资源，创造更安全的端对端应付账款流程。电子发票对企业的积极影响显著。
随着全球税务机关在未来四年内引入新的电子发票和数码报告要求，电子发票是大势所趋。企业需要及早准备和转型。作为回报，电子发票能提供更佳的营运效率，从降低成本和加快付款周期，到增强商业智能和改善业务关系◆
