主动数字化，按时移交
据本报记者连日来记录，本市多个坊、郡正加紧部署、分工干部、公务员进行安排与整理，确保卷宗和资料按规定储存。在第十郡第十四坊人委会，经过一段时间主动及早开展，已完成卷宗整理工作，以服务数字化与建设先进储存库。据第十四坊人委会主席何俊方，该坊主动落实年度卷宗资料整理、数字化工作。对于年初至今产生的卷宗和资料，坊继续进行整理并数字化。目前，坊储存库面积近60平方米，存放逾156米资料架（一米资料架是指长度1米的资料竖直紧密地排列在架子上），整理时间从1971年至今。
同样，在平新郡安乐坊，党机关卷宗整理、数字化与储存工作也加紧进行。安乐坊党委常务副书记陈氏秋香告知，坊已完成2003年至2020年5月期间760份永久卷宗和201份有期限卷宗的整理工作，目前正继续整理2020年6月至今约12米资料架，目标是在6月25日前完成，同时在6月15日前完成2003-2025年阶段全部资料的扫描工作。
多个郡、县和守德市已主动复查、整理、数字化卷宗资料。例如在平新郡，经过复查并统计，2003-2018年阶段整理的卷宗资料数量为5230份永久卷宗。目前，郡正加紧整理、扫描2019年至今的卷宗以备存储，为重组政治体系组织架构和郡行政单位后的移交工作做准备。第十郡人委会主席阮氏秋香表示，郡已指导统计、立定已整理的纸质资料名录，对未整理资料进行初步整理，准备移交给新单位。同时，郡也核查电子资料，划定数据范围，提取储存设备，确保数据安全完整，以服务于移交工作。
确保数据集中和联通
在河内，市人委会已审批“建设河内市辖区各机关集中资料数字化共享数据库”提案，并责成河内公共行政服务中心主持、组织实施提案。此提案旨在根据党中央政治局、党中央书记处2025年2月28日颁布关于开展研究、建议继续重组政治体系组织架构第127号《结论》中的进度，数字化结合重新安排卷宗和资料，以为停止县级行政活动、乡级合并提供服务。
据河内市人委会办公厅主任张越勇提出，提案开展一事旨在形成共享数据库，包括河内市党机关、政府机关和团体机关的资料，确保数据集中、联通、共享及再使用。另一方面，通过不使用纸质卷宗、整合人工智能、便于开发和使用数据来提高管理调度的效能、效果与效率。
目前，河内市县、乡级须整理的资料量估计为6万8860米以上；县、乡级须数字化的资料总量逾9400万页A4纸。因工作量巨大，故资料数字化分为两个阶段。第一阶段将对各机关资料进行数字化，共有5个优先项：一是整理、数字化县级党机关与政府的资料；二是整理、数字化乡级党机关与政府的资料；三是整理、数字化市级党机关的资料；四是整理、数字化市级政府的资料；五是整理、数字化三级团体机关的资料。
河内行政服务中心主任衢玉庄提出，从今至6月30日前，该中心集中开展第一和第二个优先事项；对县、乡级党机关和政府的永久保存资料、经常再使用资料进行数字化，估计占原始工作量约25%和已整理工作量的5%。对于已数字化且质量符合规定的资料，将同步数据，不再重复数字化，以避免浪费时间和财政预算。
迈向建设现代行政体系
从各地方开展的实际情况来看，若干专家和国会代表认为，卷宗、资料整理和数字化事宜不仅是技术任务，而且具有保障组织架构重组过程中透明度、安全性和效率的意义，为人民与企业创造便利条件。这也是迈向建设现代行政系统、更好地服务新阶段社会需求的重要转变。
强调卷宗数字化在当前背景下的关键作用，国会代表阮光勋强调，当合并行政单位时，行政地界将更加广阔，基础设施需要5至10年才能完善，因此初期阶段，办理行政手续的往返必然会遇到困难。如果不善用数字技术，要求民众到公权机关处理证件一事将造成诸多不便。他表示，必须将所有卷宗数字化，将行政手续转移到网络环境中，以减少不足之处，为实现数字政府、数字社会创造前提。这项工作必须快速、同步推进，不应等待中央指导，而地方政府须主动立即开展。
国会代表范文和指出，各级党委、地方政府必须坚决指导、检查与提醒，以免出现卷宗流失、遗失甚至蓄意损毁的情况。他说：“如果我们处理不慎，导致卷宗丢失，不仅会影响国家机关，而且将对人民与企业造成极大影响。因此，该阶段必须明确规定组织、单位、个人、负责人的具体责任，以免发生卷宗流失、丢失或非法销毁情况。”◆
为确保文书、储存工作顺畅、连续，保障本市政治体系组织架构重组前后资料的安全管理，市人委会已颁行第4号《指示》。上述《指示》明确提出：要求市各厅、部门、守德市、各郡、县首长加紧指导执行若干紧迫任务，旨在加强本市政治体系组织架构重组过程中的文书、储存工作管理。
